Annons

Dryga förseningsavgifter för kommunen

Ekonomiavdelningen har haft ett tufft år med ett minst sagt krånglande ekonomisystem.

En kommun är alltid en säker kund som betalar i tid. Så har det förr låtit från företag som gjort affärer med kommuner. Tongångarna från flera av Landskrona stads leverantörer har i år varit annorlunda, Landskrona stad har varit ute för en ekonomisk systemkollaps sedan ett nytt ekonomisystem sattes i drift runt nyår. Detta har  bland annat medfört att kommunen dragit på sig nära nog 300 000 kronor bara i förseningsavgifter.

Annons
 

I samband med driftstarten av Landskrona stads nya ekonomisystemet slutade den konsult som ansvarade för viktiga flöden i systemet. En ny konsult sattes in i projektet. Denna slutade i mars varav en tredje konsult sattes in. Redan i detta skede hade en del misstag inträffat

Landskrona stad bytte inte bara ekonomisystem den 1 januari 2018 utan ändrade även rutinerna för e-fakturor. Det som nu skedde var att flera fakturor hamnade i det gamla systemet och därmed inte betalades av kommunen. Problemet med att många fakturor låg kvar hos den gamla ekonomisystemsleverantören uppdagades i februari.
– Därefter började betalningspåminnelser komma in på fakturor som saknades i systemet eller för fakturor som fastnat i någon underhållsbild som inte Landskronas personal visste fanns, förklarar Sandra Nerman, redovisningschef vid stadsledningskontoret på Landskrona stad.

Landskrona stad fick nu sätta in extra personal och samtidigt skapa en rutinbeskrivning för att få i ordning på saknade fakturor.
–  Utredningen visade att många fel berodde på att pappersfakturorna aldrig nått scanning-bolaget. En dialog startade med posten för att börja reda ut varför vi saknar så många fakturor. Den dialogen pågår ännu, redogör Sandra Nerman.

Anledningen till att Landskrona stad bytte ekonomisystem var  att den tidigare leverantören av ekonomisystemet inte kunde garantera fortsatt drift på de villkor som kommunen ställde. Frågan är då om Landskrona stad gjort jämförelser med vad andra kommuner använde för ekonomisystem.
– Landskrona stad gjorde en noggrann förstudie innan upphandlingen genom att besöka olika kommuner som använder de ledande affärssystemen inom kommun och offentlig verksamhet, berättar Sandra Nerman och förklarar att fyra olika leverantörer bjöds in till Landskrona för att visa sina system.

Fungerar systemet till 100 procent idag?
– Systemet fungerar, och nu kan vi ta nästa steg att utnyttja systemets kapacitet bättre för att kunna effektivisera.

Sammanlagt inkom 49 ansökningar om betalningsföreläggande, med en total summa på 794 000 kronor till  kronofogden. Något ärende överlämnades rent av till domstol.
 –  Idag finns inga ärende hos kronofogden och de två ärenden som hade gått vidare till domstol har blivit återkallade. Alla förseningsavgifter är också betalda och är på totalt 296 000 kronor. Dock är det viktigt att poängtera att dessa förseningsavgifter även beror på fakturor som försvunnit på vägen till scanning-bolaget samt på grund av att fakturautställarna ej bytt elektronisk fakturaadress trots uppmaning från staden att uppdatera detta, understryker Sandra Nerman.

Även på andra hållet sett, har kommunen haft problem att skicka ut sina egna fakturor. Något som nu ska vara åtgärdat.
– Vi har ingen indikation på att vi är back med vår egen fakturering,  Det enda som återstår att hantera är våra betalningspåminnelser som kommer att skickas ut i veckan.

Uppskattningsvis, vad har systemkollapsen kostat skattebetalarna?
– Vi skulle inte kalla det en systemkollaps. Men vi för just nu förhandlingar med leverantören i det här ärendet, och därför får vi återkomma med svar i den frågan när förhandlingarna är avslutade.

Hur som helst så har ekonomisystemet varit en kostsam historia för Landskrona stad.  Systemet i sig är budgeterat till 4,3 miljoner kronor för införandet för staden. Därtill kommer årliga kostnader på 0,6 mnkr för drift, underhåll och support – vilket dock är lägre än tidigare system.

 

Annons
Annonser






















Vi stödjer Direkten genom att vara med i Företagsguiden:

Annonser